La iniciativa se enmarca dentro del proceso de modernización del Estado y se orienta a optimizar el cumplimiento de las tareas propias de los Servicios Públicos y de la Contraloría General de la República, utilizando tecnologías de la información y generando procedimientos que redundan en beneficios significativos para dichas instituciones y los ciudadanos.
Por 97 votos, la Cámara aprobó el proyecto (boletín 9173) sobre procedimiento de toma de razón y registro electrónicos, iniciativa presentada por el Ejecutivo y que fue remitida al Senado, a cumplir su segundo trámite constitucional.
El texto, informado a la Sala por el diputado René Saffirio (DC), de la Comisión de Constitución, busca avanzar en la modernización del Estado, con la finalidad de incorporar las tecnologías de la información en los procedimientos de servicios públicos y en la relación entre los órganos de la Administración del Estado y los particulares.
La iniciativa consagra la toma de razón electrónica, sea o no automática, y el registro electrónico entregando su ámbito de aplicación, tanto respecto de los actos administrativos sujetos a estas modalidades como en cuanto a los servicios que se someterán a dicha tramitación, a las atribuciones que en esta materia posee el Contralor General y a los convenios que se suscriban al respecto.
Del mismo modo, será esa autoridad la encargada de regular la manera en que se acreditarán y verificarán determinados requisitos legales necesarios para los actos administrativos antes señalados. Lo anterior es necesario debido a que estos sistemas de tramitación electrónica, requieren de una puesta en operación gradual debido a la gran cantidad de requisitos legales aplicables a cada acto administrativo, según su materia y servicio en particular.
Cabe señalar que la toma de razón es el control previo de juridicidad de los actos de la administración consagrada en el artículo 99 de la Constitución. La Contraloría General mediante este trámite examina si los decretos, resoluciones y decretos con fuerza de ley cumplen con los requisitos de forma y fondo que a su respecto exige el ordenamiento jurídico.
Ministros de Fe
Los requisitos que deban cumplir los actos administrativos sometidos a toma de razón o registro electrónico se verificarán mediante consulta en línea a registro o bancos de datos, siendo responsable los órganos que administran dichos registros de la veracidad de la información contenida en ellos.
En caso que esos registros o bancos de datos no estén disponibles o bien no existan, el encargado de acreditar la existencia de los antecedentes que dan cuenta del cumplimiento de los requisitos legales respectivos para un determinado acto administrativo será el Ministro de Fe de cada Servicio.
Documentos digitalizados
Los actos administrativos sometidos a tramitación electrónica deberán mantenerse en soporte papel o en soporte digital siempre que el servicio de cumplimiento a lo dispuesto en la normativa vigente sobre digitalización de documentos. Sin perjuicio de ello, se faculta al Contralor para que en casos excepcionales instruya a determinado servicio para que conserve los antecedentes en soporte papel.
Con la entrada en vigencia de la ley, los servicios deberán remitir mediante la plataforma SIAPER (Sistema de Información y Control del Personal de la Administración del Estado) los actos sujetos a trámite de Registro.
Respecto a la toma de razón electrónica de actos administrativos referidos a materias de personal, los servicios podrán irse incorporando a esta nueva tecnología dentro del plazo máximo de dos años, contados desde la misma fecha.
Respecto a los decretos y resoluciones sobre materias distintas a las de personal, la Contraloría podrá proponer a los Servicios incluir nuevos actos a esta tramitación, para lo que deberá suscribir convenios con ellos, en los que se determinará la forma en que se pondrá en marcha el sistema de tramitación para dichos actos administrativos.
Esta ley entrará en vigencia el primer día del mes subsiguiente a su publicación en el Diario Oficial.