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Aprueban priorizar digitalización en los procedimientos de la administración del Estado

Publicado el 14 de agosto del 2019

La propuesta, analizada en segundo trámite, define como procedimiento estándar el digital, dejando el soporte papel solo para situaciones específicas y casos excepcionales. Los órganos del Estado tendrán un plazo máximo de cinco años para realizar las adecuaciones pertinentes, contados desde la publicación de la ley.

Establecer con carácter de obligatorio, sin perjuicio de algunas calificadas excepciones, el soporte y la tramitación electrónica en los procedimientos de la administración del Estado y en la gestión documental es el objetivo del proyecto (boletín 11882) aprobado por la Cámara de Diputados y enviado a tercer trámite al Senado.

La propuesta, que busca mejorar la eficiencia y la comunicación entre los servicios estatales, fue presentada por medio de los informes de las comisiones de Gobierno Interior y de Hacienda, que rindieron la diputada Andrea Parra (PPD) y Leopoldo Pérez (RN), respectivamente.

El texto modifica principalmente la Ley 19.880, que establece las bases de los procedimientos administrativos que rigen los actos de los órganos de la administración del Estado. En este marco se define que, en caso de que la ley establezca procedimientos administrativos especiales, el presente marco legal se aplicará con carácter de supletoria.

Asimismo, se define que todo procedimiento administrativo deberá expresarse a través de los medios electrónicos establecidos por ley, salvo las excepciones legales; y efectúa ajustes en el capítulo relacionado a los principios de procedimiento, escrituración, gratuidad y economía procedimental.

Luego, se agrega un artículo que aborda los principios generales relativos a los medios electrónicos y que se resumen en: neutralidad tecnológica, actualización, equivalencia funcional, fidelidad, interoperabilidad y cooperación. A seguir, se pasa a describir las características de cada uno de estos principios.

También se realizan adecuaciones al título que aborda los derechos de las personas en sus relaciones con la administración del Estado, así como precisiones en torno a la definición propia del procedimiento administrativo, para incorporar la priorización de los sistemas electrónicos.

Sin embargo, se establece que, excepcionalmente, aquella persona que carezca de los medios tecnológicos, no tenga acceso a medios electrónicos o solo actúe ocasionalmente a través de ellos, podrá presentar solicitudes, formularios o documentos en las dependencias de la administración materialmente y en soporte de papel, los que serán digitalizados e ingresados al expediente electrónico inmediatamente por el funcionario correspondiente. Para lo anterior, se establecen los procedimientos a seguir, así como otras excepciones en que sea aplicable el soporte papel, como pueden ser situaciones de emergencia.

Uso obligatorio

El proyecto de ley define un apartado específico sobre el uso obligatorio de plataformas electrónicas en los órganos de la administración del Estado para efectos de llevar expedientes electrónicos, las que deberán cumplir con estándares de seguridad, interoperabilidad, interconexión y ciberseguridad.

Los escritos, documentos, actos y actuaciones de toda especie que se presenten o verifiquen en el procedimiento se registrarán en el expediente electrónico correspondiente, siguiendo las nomenclaturas pertinentes, de acuerdo a cada etapa del procedimiento.

También se norma la creación y conservación de los expedientes electrónicos y se establece que las comunicaciones oficiales entre los órganos de la Administración serán registradas en una plataforma electrónica destinada al efecto, cuyo estándar será definido por reglamento por el Ministerio Secretaría General de la Presidencia y el Ministerio de Hacienda.

La propuesta, asimismo, realiza otras especificaciones en torno a documentos electrónicos y digitalización e introduce modificaciones en la Ley 18.845, que establece sistemas de microcopia o micrograbación de documentos.

Plazos para las adecuaciones

Finalmente, por medio de disposiciones transitorias se faculta al Presidente de la República para que, dentro del plazo de seis meses, contado desde la publicación de esta ley, establezca mediante uno o más decretos con fuerza de ley, las normas necesarias para regular la gradualidad para la aplicación de esta ley para los órganos de la administración del Estado, tipo de procedimientos administrativos o materias; y determinar la aplicación de todo o parte de esta ley, respecto de aquellos procedimientos administrativos regulados en leyes especiales que se expresan a través de medios electrónicos.

En todo caso, la gradualidad recién mencionada no podrá extenderse, para ningún órgano de la administración del Estado, más allá del plazo de cinco años, contado desde la publicación de esta ley.

Luego, se define que los reglamentos mencionados en esta ley deberán dictarse dentro del plazo de un año, contado desde la publicación de la presente ley, la cual entrará en vigencia 180 días después de la última de las publicaciones en el Diario Oficial de los citados reglamentos.

Se indica, asimismo, que las disposiciones de esta ley solo se aplicarán respecto de los procedimientos administrativos que se inicien con posterioridad a su entrada en vigencia. En todo caso, aquellos que se hubiesen iniciado con anterioridad podrán ser cambiados a medios electrónicos por los órganos respectivos, previo consentimiento de todos los interesados.

Por último, se establecen especificaciones en torno al Registro civil y, entre otras normas, se determina que el mayor gasto fiscal que represente la aplicación de esta ley durante su primer año presupuestario de vigencia se financiará con reasignaciones presupuestarias y en los años siguientes, lo que se defina en la Ley de Presupuestos.