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A ley proyecto que prioriza digitalización en los procedimientos de la administración del Estado

Publicado el 11 de septiembre del 2019

El texto despachado hoy fue el resultante de los acuerdos de la comisión mixta conformada con el Senado, luego que dicha Corporación rechazara dos de los cambios hechos por la Cámara a la redacción planteada en el primer trámite. En términos generales, la propuesta define como procedimiento estándar el digital, dejando el soporte papel solo para situaciones específicas.

Conforme a los acuerdos alcanzados en la comisión mixta entre el Senado y la Cámara de Diputados, la Sala de la Corporación aprobó y despachó al Ejecutivo, para su promulgación como ley, el proyecto que establece con carácter de obligatorio, sin perjuicio de algunas calificadas excepciones, el soporte y la tramitación electrónica en los procedimientos de la administración del Estado y en la gestión documental (boletín 11882).

El nuevo texto, aprobado por 90 votos a favor, 30 en contra y 20 abstenciones, se focalizó en dos artículos en que las enmiendas de la Cámara no fueron aceptadas por el Senado y que refieren a la estandarización de los procedimientos al formato digital y el eventual escenario de personas que carezcan de medios tecnológicos para realizar los trámites, por una parte; y a una norma que perfecciona la ley que establece sistemas de microcopia o micrograbación de documentos.

En concreto, el proyecto despachado al Ejecutivo busca mejorar la eficiencia y la comunicación entre los servicios estatales, para lo cual entra a modificar (principalmente) la Ley 19.880, que establece las bases de los procedimientos administrativos que rigen los actos de los órganos de la administración del Estado.

La iniciativa define que todo procedimiento administrativo deberá expresarse a través de los medios electrónicos establecidos por ley, salvo las excepciones legales; y remarca que, en caso de que la ley establezca procedimientos administrativos especiales, el presente marco legal se aplicará con carácter de supletorio.

Luego, efectúan ajustes en el capítulo relacionado a los principios de procedimiento, escrituración, gratuidad y economía procedimental, para normar el sentido de priorización de soporte y comunicación digital en dichos aspectos; y para agrega una disposición en dicho contexto, relativa a los principios generales de los medios electrónicos.

También se realizan adecuaciones al título que aborda los derechos de las personas en sus relaciones con la administración del Estado, así como nuevas precisiones en torno a la definición propia del procedimiento administrativo, para incorporar el ya mencionado sentido de priorización.

Sin embargo, se establece que aquella persona que carezca de medios tecnológicos, no tenga acceso a estos o solo actúe excepcionalmente a través de ellos, "podrá presentar por medio de un formulario, ante el órgano respectivo, efectuar presentaciones dentro del procedimiento administrativo en soporte de papel". Ante dicho escenario, el órgano deberá pronunciarse en el plazo de tres días, de manera fundada en caso de denegar la solicitud.

Sin perjuicio, de lo anterior, la presentación de dicha solicitud no suspenderá los plazos para los interesados por lo que, en todo caso, antes del vencimiento de un plazo y mientras no se haya pronunciado la Administración podrán efectuarse las presentaciones en soporte de papel.

"Las solicitudes, formularios o escritos presentados en soporte de papel serán digitalizados e ingresados al expediente electrónico inmediatamente por el funcionario correspondiente", agrega la propuesta, que también aborda otras normas en una línea similar para, por ejemplo, garantizar registros para consulta en ambos formatos o para casos en que las plataformas digitales no se encuentren disponibles por emergencia, fuerza mayor o motivos calificados.

Uso obligatorio

El proyecto de ley define un apartado específico sobre el uso obligatorio de plataformas electrónicas en los órganos de la administración del Estado para efectos de llevar expedientes electrónicos, las que deberán cumplir con estándares de seguridad, interoperabilidad, interconexión y ciberseguridad.

Los escritos, documentos, actos y actuaciones de toda especie que se presenten o verifiquen en el procedimiento se registrarán en el expediente electrónico correspondiente, siguiendo las nomenclaturas pertinentes, de acuerdo a cada etapa del procedimiento.

También se norma la creación y conservación de los expedientes electrónicos y se establece que las comunicaciones oficiales entre los órganos de la Administración serán registradas en una plataforma electrónica destinada al efecto, cuyo estándar será definido por reglamento por el Ministerio Secretaría General de la Presidencia y el Ministerio de Hacienda.

Plazos para las adecuaciones

Finalmente, por medio de disposiciones transitorias se faculta al Presidente de la República para que, dentro del plazo de un año, contado desde la publicación de esta ley, establezca mediante uno o más decretos con fuerza de ley, las normas necesarias para regular la gradualidad para la aplicación de esta ley para los órganos de la administración del Estado, tipo de procedimientos administrativos o materias; y determinar la aplicación de todo o parte de esta ley, respecto de aquellos procedimientos administrativos regulados en leyes especiales que se expresan a través de medios electrónicos.

En todo caso, la gradualidad recién mencionada no podrá extenderse, para ningún órgano de la administración del Estado, más allá del plazo de cinco años, contado desde la publicación de esta ley.

Luego, se define que los reglamentos mencionados en esta ley deberán dictarse dentro del plazo de un año, contado desde la publicación de la presente ley, la cual entrará en vigencia 180 días después de la última de las publicaciones en el Diario Oficial de los citados reglamentos.

Se indica, asimismo, que las disposiciones de esta ley solo se aplicarán respecto de los procedimientos administrativos que se inicien con posterioridad a su entrada en vigencia. En todo caso, aquellos que se hubiesen iniciado con anterioridad podrán ser cambiados a medios electrónicos por los órganos respectivos, previo consentimiento de todos los interesados.

Por último, se establecen especificaciones en torno al Registro Civil; se define un periodo de adaptabilidad donde se otorgan cinco años de convivencia entre los soportes digital y papel; y se determina que el mayor gasto fiscal que represente la aplicación de esta ley durante su primer año presupuestario de vigencia se financiará con reasignaciones presupuestarias y en los años siguientes, lo que se defina en la Ley de Presupuestos, entre otras normas.